Der Status Quo zur Arbeitszeiterfassung

10 min

Carolin Weber

15. Juni 2019

Arbeitszeiterfassung


Überstunden, Home Office und Pausen – wo fängt Arbeit an, wo hört sie auf? Im Arbeitszeitgesetz ist alles geregelt. Staffomatic klärt auf.

Überstunden, Home Office und Pausen – wo fängt Arbeit an, wo hört sie auf?
Im Arbeitszeitgesetz ist alles geregelt.

Eine schnelle Zigarette auf dem Balkon, ein Käffchen aus der Kantine oder ein kurzer Gang zur Toilette. Ist die offizielle Arbeitszeit etwa Ansichtssache? Als Arbeitgeber liegt die Entscheidung bei einm selbst.

Fragen, die wir uns vorher nicht wirklich gestellt haben und auch jetzt nicht stellen müssen.
Was bedeutet “vorher“? Die Zeit nach den Dinosauriern, aber vor dem Urteil zur Zeiterfassung vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) am 14. Mai 2019. Denn da hat der EuGH die lückenlose Erfassung der Arbeitszeiten zur Pflicht erklärt – wir haben berichtet.

Aiaiai, viele Fragezeichen in den Gesichtern. Die eher negativen Reaktionen auf das Urteil, sowohl von Arbeitgeber(innen) als auch Arbeitnehmer(innen), haben wir zum Anlass genommen, uns erst mal die Ist-Situation genauer betrachten.

Welche Pflichten hat mal als Arbeitgeber, welche Rechte haben meine Mitarbeiter bzgl. Überstunden oder Pausen? Ist die Arbeit am Sonntag erlaubt? Welchen Ausgleich gibt es bei Nachtarbeit?

Schon gewusst? Der Ausgleich von Überstunden in einem gewissen Zeitraum gewährt sein muss? 

Nie davon gehört? Dann jetzt die Ohren spitzen: Staffomatic klärt auf.

Was ist das überhaupt Arbeitszeit? 

Im Gesetz ist sie definiert als die Zeit, zwischen dem Beginn und Ende der Arbeit – ohne die Ruhepausen (§ 2 des Arbeitszeitgesetzes).

Laut dem Arbeitszeitgesetz beträgt die maximale Arbeitszeit pro Tag, pro Mitarbeiter acht Stunden. Daher liegt die wöchentliche Höchstarbeitszeit bei 6 x 8 Stunden = 48 Stunden.

Wer als Arbeitnehmer(in) wann Anspruch auf wie viel Urlaub hat, regelt das sogenannte „Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer“, kurz: Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).

Laut dem BUrlG haben alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Vollzeitbeschäftigung (bezogen auf eine 6-Tage-Woche) pro Jahr einen Urlaubsanspruch von 24 Tagen. Aufgepasst, das bedeutet: Bezogen auf die heute übliche 5-Tage-Woche stehen Arbeitnehmer(innen) gesetzlich mindestens 20 Tage Urlaub pro Jahr zu, also vier Wochen.

Bei einem Jahr mit 52 Wochen dürfen Arbeitnehmer(innen) nach dem Gesetz also höchstens 48 Stunden arbeiten, und zwar für 48 Wochen.

→ Übrigens: Für Frauen und Männer mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen müssen die Arbeitszeiten zusammengerechnet werden.

Arbeitszeiterfassung – worum geht es genau?

Unter der sogenannten Personalzeiterfassung (PZE) versteht man die vollständige Protokollierung von Arbeits- oder Anwesenheitszeiten des Arbeitnehmers durch geeignete Systeme. Bereits vor dem Urteil des Europäische Gerichtshof (EuGH) vom 14.5.2019 gab es auf EU-Ebene konkrete Regelungen bezüglich des PZE.

Das Arbeitszeitgesetz

Im Betriebsalltag stehen Fragen zur Arbeitszeit häufig auf der Tagesordnung?
In Deutschland gibt es eine Reihe von Gesetzen, die das Arbeitsrecht regeln. Das Arbeitszeitgesetz (kurz ArbZG) ist wohl spätestens seit letzter Woche, jedem ein Begriff. 

Grundlegendes ist durch das ArbZG branchenübergreifend geregelt:
Das Arbeitszeitgesetz legt die Arbeitszeit von allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer fest. Es regelt den Pausenanspruch sowie die höchstzulässige Arbeitszeit am Tag, in der Woche und pro Monat.

Was zählt als Arbeitszeit?

Laut dem EuGH Urteil zur Zeiterfassung liegt es ab 2020 in der Pflicht der Arbeitgeber, die tatsächlich geleistete Arbeit der Arbeitnehmer(innen) zu erfassen. Neben der geleisteten Arbeit werden in der Regel zusätzlich Urlaubstage, ausgefallene Arbeitstage aufgrund von Krankheiten sowie geleistete Überstunden, festgehalten. 
Um allgemeine Unklarheiten aus der Welt zu schaffen, erläutern wir heute, welche Zeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes als Arbeit zählt und somit erfasst werden muss:

Vorbereitung (Rüstzeit)

Ohne funktionsfähigen Computer oder mit ausgeschalteter Maschine könnten die Angestellten nicht arbeiten? Dann gilt das Hochfahren oder Ausschalten des Computers oder der Geräte als Arbeitszeit. Genauso verhält es sich, wenn Betrieblich vorgeschrieben wird, dass eine spezielle Schutzkleidung getragen werden muss. Die Umkleidezeit zählt in diesem Fall als Arbeitszeit.

Nachbereitung

Vor allem in der Gastronomie oder im Einzelhandel kommt es häufig zur Nachbereitung. Nach der Schicht wird schnell noch mal durchgefegt, Besteck sortiert oder die Kassenabrechnung gemacht. Das ist in vielen Betrieben üblich.
Das Gesetz besagt: Sobald der Arbeitgeber das Aufräumen veranlasst, wird diese Arbeit ebenfalls zur Arbeitszeit gezählt.
Ein kleines Beispiel: Wenn das Geschäft um 18 Uhr schließt, ein Kunde aber noch bis 18:15 Uhr im Laden ist, muss der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter diese zusätzliche Viertelstunde vergüten – auch wenn die eigentliche Schicht nur bis Ladenschluss geht.

Kurze Pause

Schnell mal einen Kaffee kochen, ein paar Dehnübung für den Nacken oder kurz bei Mutti anrufen … Streng genommen gehören diese kleinen Auszeiten nicht zur Arbeitszeit, sondern sind eine Pause!
Offiziell haben Mitarbeiter(innen) keinen Anspruch auf eine Raucher- oder Kaffeepause. Doch in der Regel werden solche “Päuschen“ von ca. 5 Minuten vom Arbeitgeber geduldet.
Während der offiziellen Pausen darf jeder natürlich machen, was er will.

Außendienst

Außendienstmitarbeiter(innen)  ständig zu Kundenterminen fahren? Zum Beispiel als Kurierfahrer(in) oder Pflegedienstmitarbeiter(in). Dann zählen nicht nur die Fahrten von Kunde zu Kunde als zu vergütende Arbeitszeit, sondern auch die erste und letzte Fahrt nach Hause.
Anders ist es bei Dienstreisen, wenn Mitarbeiter(innen) eigentlich fest im Büro stationiert sind. So gilt hier die Fahrt von Zuhause bis zum Kunden nicht als Arbeitszeit.

Bereitschaftsdienst

Zur Arbeitszeit zählt aber nicht nur die Vollarbeit. Auch Zeiten mit geringer Inanspruchnahme am Arbeitsplatz, also Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienst gelten in vollem Umfang als Arbeitszeit. Bei Rufbereitschaft verhält sich das anders. Hier zählt nur die Zeit, in der die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer tatsächlich zur Arbeit herangezogen wird, als Arbeitszeit.

Nachtarbeit

Ein besonderer Fall stellt die Nachtarbeit dar. Alle Schichten zwischen 23 und 6 Uhr die länger als zwei Stunden dauern zählen zur Nachtarbeit.
Sobald Nachtarbeit an mindestens 48 Tagen im Jahr geleistet wird, gilt die Person laut Gesetz als Nachtarbeitnehmerin oder -arbeitnehmer. Diese Unterscheidung ist wichtig, da sie in diesem Fall unter einem besonderen gesundheitlichen Schutz gestellt wird. 

Wer an Werktagen zur Nachtschicht kommt, soll in der Regel höchstens acht Stunden arbeiten, höchsten jedoch 10. Zudem ist der Ausgleichszeitraum bei Nachtarbeit wesentlich kürzer: In einem Zeitraum von lediglich vier Wochen darf die durchschnittliche Arbeitszeit höchstens acht Stunden pro Werktag betragen.

"Laut dem EuGH Urteil zur Zeiterfassung liegt es ab 2020 in Deiner Pflicht, die tatsächlich geleistete Arbeit der Arbeitnehmer(innen) zu erfassen"

Vertrauensarbeitszeit

Viele Unternehmen setzen auf Vertrauensarbeitszeit. Das bedeutet, es gibt keine fixen, ganz starren Arbeitszeiten. Zudem wird die Arbeitszeit nicht erfasst.

Arbeitgeber möchten ihren Mitarbeiter(innen) damit eine gewisse Flexibilität bieten. In diesem Fall kann jeder frei, aber natürlich anhand der betrieblichen Belange entscheiden, wie und wann die Arbeitszeit gelegt wird.
In der Regel ist die Vertrauensarbeitszeit mit festen Rahmenarbeitszeiten (Gleitzeit) verbunden. So werden feste Bürozeiten von 10 bis 16 Uhr festgelegt oder eine bestimmte Zeitspanne z. B. 7 bis 19 Uhr, in der die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit legen können, bestimmt.

Auch bei der Vertrauensarbeitszeit gilt natürlich die arbeitsvertraglich geregelte Wochenarbeitszeit von höchstens 48 Stunden.

Recht auf Home Office? 

Im Bundesarbeitsministerium gibt es bereits Pläne für ein Gesetz, das Arbeitnehmer(innen) das Recht auf Home Office einräumt. Bisher liegt die Entscheidung, ob Arbeiten im Home Office möglich ist, prinzipiell beim Arbeitgeber.

Auch im Home Office gilt das Arbeitszeitgesetz. Arbeitnehmer müssen daher auch am Schreibtisch zu Hause die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Sonn- und Feiertagsverbot einhalten. Als Arbeitgeber sollte man auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen. Zudem ist eine Regelung für die Zeiterfassung nötig, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind. 

Mach mal Pause

Obwohl das Arbeitszeitgesetz eigentlich regelt, wann spätestens eine Pause einzulegen ist, arbeiten viele Arbeitnehmer(innen) einfach ohne Pause durch. Dabei bist der Arbeitgeber durch das Arbeitszeitgesetz verpflichtet, den Arbeitnehmern Ruhepausen zu gewähren.

Das ArbZG hat folgenden Wortlaut:

“Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.
Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.“

Bedeutet: An Tagen, an denen eine Kraft mehr als sechs und bis zu neun Stunden arbeitet, stehen ihr mindestens 30 Minuten Pause zu. Ab neun Stunden sind es 45 Minuten.

Ob die zustehende Pause am Stück oder in mehreren Teilen von jeweils mindestens 15 Minuten genommen wird, entscheidet üblicherweise die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber im Voraus.

→ Achtung! Zwar enthält das Gesetz zur Arbeitszeit eine Pausenregelung, dennoch sind die Pausenzeiten keine Arbeitszeit!

Ruhepause vs. Ruhezeit vs. Ruhetag

Drei ähnliche Begriffe mit unterschiedlicher Bedeutung.

Die Gesetzgebung zu den Ruhepausen haben wir eben bereits erläutert.

Aber die Art und Weise wie gearbeitet wird, verändert sich durch die digitale Transformation zunehmend. In diesem Zusammenhang wird immer mehr ein weiterer Begriff des Arbeitszeitgesetzes diskutiert: die Ruhezeit.

Unter der Ruhezeit versteht man die Zeit zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten Arbeitstags. Laut dem Arbeitszeitgesetz müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit gewährleistet sein.

Für einen wöchentlichen Ruhetag sorgt der § 9 im Arbeitszeitgesetz. Er regelt das Verbot der Sonntagsarbeit, wobei hier Ausnahmen vorgesehen sind (z. B. für Krankenhäuser oder Gastronomie).

Überstunden

Überstunden sind für viele Arbeitnehmer ganz normal. Hier und da wird ein wenig überzogen oder die Mittagspause ausgelassen, weil die Stapel auf dem Schreibtisch einfach zu hoch sind.
Aber was genau zählt als Überstunde?

Gemäß Definition spricht man von Überstunden, wenn die Tätigkeit die vertraglich festgelegte Arbeitszeit überschreitet. Gesetzlich festgeschrieben ist, dass ein Arbeitstag von acht auf zehn Stunden ausgedehnt werden darf, für bis zu sechs Werktage die Woche.
Darf man als Vorgesetzter einfach Überstunden von mitarbeitern verlangen? Die Antwort lautet: Nein, niemand ist zu Überstunden verpflichtet!

Aber auch hier bestätigen Ausnahmen die Regel. In besonderen Situationen kann der Chef Überstunden anordnen. Zum Beispiel dürfen in Notsituationen Überstunden eingefordert werden.
Oder sobald der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin eine Handlungsvollmacht besitzt oder das Recht hat, andere Mitarbeiter einzustellen und zu entlassen. In diesem Fall ist er verpflichtet, die Überstunden zu leisten, sobald sie angeordnet werden.

Wann dürfen Überstunden abgelehnt werden?

Arbeitnehmer(innen) können Überstunden ablehnen, wenn sie insgesamt mehr als zehn Stunden am Tag arbeiten sollen und innerhalb der nächsten 24 Wochen nach Rücksprache mit dem Arbeitgeber keinen Freizeitausgleich erhalten können.

Überstundenausgleich

Allgemein existiert kein Rechtsgrundsatz, der besagt, dass Überstunden in jedem Fall vergütet werden müssen. Ob Überstunden finanziell oder durch Freizeit abgegolten werden, hängt also rein vom Arbeitsvertrag oder von einer Einzelvereinbarung ab.

→ Aber Achtung! Der Überstundenausgleich ist nicht mit dem Anspruch auf Urlaub zu verwechseln. Bei der Frage, wann der Freizeitausgleich genommen wird, hast der Chef ein Wörtchen mitzureden. Theoretisch darf man Mitarbeiter(innen) ohne vorherige Ankündigung nach Hause schicken. Nicht selten ist es üblich, dass der Arbeitgeber gemachte Überstunden laufend oder pro Woche abbauen lässt, um einen Ausfall für längere Zeit zu verhindern. 

Verrechnung der Minusstunden mit Überstunden, geht das?

Mal ist soviel los, dass Überstunden geleistet werden müssen, in anderen Phasen ist es deutlich ruhiger. Da wäre es doch praktisch, wenn Arbeitszeitkonten geführt werden und Überstunden einfach mit Minuszeiten verrechnet werden könnten.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat 2012 in einem Urteil entschieden, dass es nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist, Minusstunden mit einem Arbeitszeitguthaben zu verrechnen. Demnach muss die Verrechnung von Minusstunden mit Arbeitszeitguthaben wie das Arbeitszeitkonto selbst, im Arbeitsvertrag explizit vereinbart werden.

Andernfalls sammeln Arbeitnehmer(innen) zwar Überstunden, das Arbeitszeitkonto darf aber nicht um die Minusstunden gekürzt werden.

Feierabend

Wer Tag für Tag hart arbeitet, braucht auch seine Ruhe. Und zwar mindestens 11 Stunden ohne Unterbrechung wie wir gerade gelernt haben. Diese Zeit dient dazu, sich zu erholen.

Ist der Feierabend erst mal eingeläutet, sollen sich die Mitarbeiter(innen) sogar laut Gesetz, komplett auf die freie Zeit konzentrieren.

Es ist unumgänglich, dass der ein oder andere nach Feierabend oder im Urlaub doch mal kurz dienstliche Mails bearbeitet? Dann darf die dafür aufgewandte Zeit als Überstunden angerechnet werden

Besondere Regelungen für besondere Situationen

Natürlich gibt es in jedem Gesetz besondere Regelungen für besondere Situationen. Nur so kann eine gewisse Flexibilität in den verschiedenen Branchen gewährleistet werden.

Wer sich noch genauer informieren mag oder zu so einem Sonderfall zählt, der schaut am besten mal in das PDF des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Carolin Weber

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